Il processo di trasformazione del documento cartaceo in documento digitale si sviluppa attraverso le seguenti attività:

• Analisi del documento
• Preparazione
• Scansione
• Controllo di qualità

Analisi

Il documento cartaceo viene analizzato per definirne la tipologia. In tale fase vengono rilevate le dimensioni, lo stato di conservazione, l' eventuale presenza sul retro di contenuto informativo, le caratteristiche cromatiche, il tipo di carta e la sua grammatura. Dopo questa analisi preliminare, scelto il tipo di scanner più idoneo ad effettuare la scansione, vengono effettuati test e prove di acquisizione per valutare i tempi di lavorazione e stabilire le modalità di digitalizzazione.

Preparazione

Il materiale viene selezionato e suddiviso per tipologie. Nel caso sia necessario lo scarto di eventuali doppie copie, minute o stampe provenienti da documenti in formato elettronico, le stesse, a processo ultimato, vengono ricomposte come in origine per ricostituire l'integrità dell'archivio fisico. L'attività di preparazione, che può talvolta richiedere la riparazione del documento e la rimozione di materiali come nastro adesivo e graffette, precede la fase di scansione che risulta così sensibilmente ottimizzata.

Scansione ottica

La scansione viene effettuata utilizzando scanner rotativi, piani o planetari che vengono scelti in base a tipologia, quantità, tipo di carta, caratteristiche fisiche e dimensioni del documento. Adacta può trattare ogni tipo di formato: dagli standard ai grandi formati come A0, A0+. Qualora si renda opportuno, per facilitare la successiva indicizzazione o catalogazione, etichettare e numerare il documento, ciò viene effettuato automaticamente con un endorser contestualmente alla scansione.

Adacta offre il servizio di scansione per qualsiasi tipo di documento:

1. documenti archivistici, tecnici o amministrativi;
2. cataloghi a schede e a volumi;
3. documenti antichi e di particolare pregio (incisioni, litografie, monografie, spartiti musicali ecc.);
4. microfilm.

In alcuni casi Adacta sceglie di operare utilizzando fotocamere con dorso digitale. In fase di scansione vengono applicati filtri per l’ottimizzazione della qualità dell’immagine (tecnologia Perfect Page). In particolare:

• controllo adattivo di luminosità e contrasto;
• rimozione del bordo nero (black board removal);
• allineamento delle immagini tramite correzione delle microrotazioni (deskew);
• attenuazione del rumore di fondo (despeckle);
• eliminazione delle scanalature delle linee oblique o curve (smoothing).

Una volta acquisite le immagini è possibile operare una successiva elaborazione post scansione che comprende la calibrazione fine di luminosità e contrasto e il bilanciamento dei colori. Terminata la fase di scansione e validate le immagini si può procedere alla conversione in formati diversi da quello di acquisizione come, ad esempio, i formati ottimizzati per il web. Infine, le immagini vengono salvate su supporto ottico (CD-R, DVD-R) e rese disponibili per le eventuali successive fasi di lavorazione come l'indicizzazione o la catalogazione. Le operazioni di scansione possono essere svolte anche presso la sede del cliente.

Qualità

Tutte le attività ed i processi vengono svolti da Adacta secondo il Sistema di Qualità della norma UNI EN ISO 9001 : 2000. Durante il processo di acquisizione, un apposito software opera automaticamente un controllo specifico sull'integrità delle immagini.

Garanzia del servizio offerto

Adacta fornisce sui dati prodotti dal servizio di scansione una garanzia error free illimitata nel tempo. Nel caso in cui, anche successivamente alla consegna del lavoro e al suo collaudo, si manifestasse nelle immagini un difetto che ne pregiudichi la qualità, Adacta processerà nuovamente i dati in modo da ripristinarne l'integrità.